Een festival organiseren is een stuk ingewikkelder dan sommige mensen misschien denken. Het is echt veel meer dan een weiland afzetten, een podium neerzetten waar een leuke zangeres een optreden verzorgt. Juist de laatste jaren hebben festivals het moeilijk vanwege de aangescherpte veiligheidsmaatregelen die onherroepelijk leiden tot hogere kosten. Steeds meer festivals die voorheen gratis waren, zien zich nu genoodzaakt om entree te heffen omdat ze anders verlies draaien.
Het draaiboek voor de organisatie
Voor de organisatie van een festival wordt een draaiboek gemaakt dat vaak al een jaar van tevoren begint. Vaak zijn de voorbereidingen voor de volgende editie van een festival al bezig als de huidige nog moet beginnen. Vooral populaire artiesten moeten vroeg worden vastgelegd, helemaal als het om internationale sterren gaat. Festivals zoals Pinkpop, bekend om hun grote namen op het affiche, zijn vaak al ver voordat het festival gepland staat aan het lobbyen om grote artiesten te strikken. Veel Nederlandse acts worden vertegenwoordigd door een boekingskantoor. Het beste boekingsbureau voor artiesten heeft de op dit moment bekendste artiesten onder contract.
Een programma samenstellen
Allereerst wordt een programma samengesteld en worden er tijdvakken geblokt voor optredens. Tussen de optredens door wordt er non-stop muziek gedraaid of draait een DJ om het publiek op te warmen. Voordat grote namen het podium betreden, treden vaak minder bekende artiesten op zoals lokaal of regionaal talent. Zij verzorgen dan in principe de opening voor de grote naam die na hen op het podium staat. Soms heeft een festival meerdere podia waar tegelijk optredens zijn. Bezoekers moeten dan een keuze maken. In dat geval is er vaak een hoofdpodium voor de belangrijkste acts en kleinere podia voor de overige optredens. En dan moeten er nog zaken worden geregeld als toiletgroepen en kramen voor eten en drinken. Uitbaters van foodtrucks staan graag op festivals, want daar valt vaak een goede omzet te halen.
Vergunningen en veiligheid
Voordat de organisatie contact opneemt met Artiestenbureau Lukassen om boekingen te regelen voor een festival moet eerst de vergunning in orde zijn. Die wordt aangevraagd bij de gemeente. Dit moet maanden van tevoren al worden geregeld, want pas als de vergunning is verleend kun je aan de slag met de organisatie. In de aanvraag staat waar en wanneer het festival plaatsvindt en hoeveel bezoekers er worden verwacht. Ook moet de organisatie aangeven welke veiligheidsmaatregelen zijn genomen, zoals brandveiligheid en de aanwezigheid van een EHBO post. Soms gelden extra voorwaarden vanwege het risico van een terroristische actie. Voordat de gemeente een beslissing neemt gaan er vaak weken of soms maanden voorbij. De politie en brandweer worden hierbij ook om advies gevraagd. Bij een festival is de politie vaak aanwezig om bij een eventuele calamiteit meteen actie te kunnen ondernemen. Podia moeten worden goedgekeurd om het risico op instorten of andere narigheid zo klein mogelijk te houden. Verder moet duidelijk zijn dat het festival op het overeengekomen tijdstip eindigt, meestal is dit uiterlijk 1 uur ’s nachts.
